Главная || Деятельность госархива || 2020 год || ОТЧЕТ о выполнении плана работы за 2020 год

ОТЧЕТ о выполнении плана работы за 2020 год

КГУ «Государственный архив
Целиноградского района»
управления культуры, архивов и документации
Акмолинской области

Основным направлением деятельности государственного архива в 2020 году была направлена на выполнение намеченных плановых показателей. Улучшения состояния документов Национального архивного фонда, находящихся на хранении, качественного исполненимя Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», Постановления кабинета Министров Республики Казахстан и нормативно-правовых актов управления культуры, архивов и документации Акмолинской области.

В целях обеспечения сохранности документов в помещениях архива регулярно проводятся санитарно-гигиенические мероприятия, установлены охранная автоматизированная пожарная сигнализация. Ежедневно проводятся мероприятия по усилению мер по недопущению короновирусной инфекции, приказом директора архивист Тумаева М.Ф. закреплена ответственной за соблюдение мер профилактики. Имеется графики проветривания, кварцевания помещений, ежедневно два раза в день проводится влажная уборка. Приобретены необходимые дезинфицирующие средства, медицинские маски, перчатки, у каждого сотрудника на столе имеется антисептик, влажные салфетки, для посетителей имеется отдельный антисептик. Ежедневно по приходу на работу обязательное измерение температуры у сотрудников, данные которых заносятся в журнал, так и посетителей в обязательном порядке измеряется температура тела.

Произвели ремонт автоматизированной пожарной сигнализации в архивохранилище, которая в настоящее время функционирует. Помещение архива составляет 324, 12 кв. метра которое арендуется у АО «Акмола Феникс» ежемесячная аренда составляет 466 000 тенге.

За 2020 год приобретены стеллажи и старые заменены на новые, а также проведены работы в архивохранилище, по освобождению комнаты для приспособления под архивохранилище, где установлены новые стеллажи. В настоящее время имеется 4 архивохранилища, и комната для проведения обработки документов, которая оборудована сшивательной машинкой и необходимыми материалами. Для улучшения условий хранения документов в 2019 году приобретено 550 коробок на сумму 508 500 тенге, на 2020 год коробки не были запланированы. На постоянной основе проводятся работы по перекартонированию дел.

Проведены определенные мероприятия по улучшению физического состояния документов, восстановлено 9 документов с затухающими текстами, по фонду № 38 Целиноградского районного отдела народного образования (РОНО, РайОНО), фонда № 29 Фарфоровый завод. В фонде № 29 Фарфоровый завод восстановлено 2 документа на 2 листах и по фонду № 38 (Районо) восстановлено 6 документа на 7 листах.

Отреставрировано и подшито 114 документов на 1361 листах, из них отреставрировано 70 единиц хранения на 114 листах и подшито 44 единиц хранения на 1247 листах в Ф. № 38 Целиноградский районный отдел народного образования (РОНО, РайОНО).

Проведена проверка наличия и состояния — 984 ед.хр. фондов №№ 47, 48, 50. Выверка комплектов учетных документов проведена по 6-ти фондам с фонда № 61 по 67. Запланированные мероприятия прошли удовлетворительно и в полном объеме.

За 2020 год было запланировано картонирование дел в 10 фондах с фонда № 29 — по № 38, всего подлежало картонированию 3000 дел. Запланированные мероприятия по картонированию завершены полностью, также закартонировали вновь поступившие на госхранение дела. Всего закартонировано за текущий год 3069 дел.

За текущий год госархивом согласовано 30 номенклатур дел, из них по 13-ти сельским округам: ГУ «Аппарат акима сельского округа Акмол», ГУ «Аппарат акима Жарлыкольского сельского округа», ГУ «Аппарат акима сельского округа Тасты», ГУ «Аппарат акима Жанаесильского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Кощинского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Софиевского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Нуресильского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Караоткельского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Кояндинского сельского округа», впервые согласовали номенклатуру дел ГУ «Аппарат акима Кызылсуатского сельского округа» образованный в декабре 2019 года округ. За текущий год на платной основе разработана номенклатура дел ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства Целиноградского района».

Согласованы Положения о ведомственном архиве в 26 источниках комплектования и Положения об Экспертной комиссии по 26 источникам комплектования, из них по 13 сельским округам: ГУ «Аппарат акима сельского округа Акмол», ГУ «Аппарат акима Жарлыкольского сельского округа», ГУ «Аппарат акима сельского округа Тасты», ГУ «Аппарат акима Жанаесильского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Кощинского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Софиевского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Нуресильского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Караоткельского сельского округа», ГУ «Аппарат акима Кояндинского сельского округа», Также впервые была образована Экспертная комиссия в ГУ «Аппарат акима Кызылсуатского сельского округа» и соответственно согласовали впервые Положение о ведомственном архиве и Положение об Экспертной комиссии.

Оказана методическая и практическая помощь источникам комплектования, которые впервые проводили обработку документов, это ГУ «Аппарат акима Жарлыкольского сельского округа» с 1980 года по 2013 год, ГУ «Отдел ветеринарии Целиноградского района» с 2010 года по 2020 год в виду ликвидации организации. Документы обработаны и сданы на государственное хранение в полном объеме. Также впервые провели научно-техническую обработку документов ГУ «Управление юстиции Целиноградского района» за период с 2005 по 2016 год, документы постоянного хранения сданы в госархив. Специалистами сельского округа Акмол впервые обработаны документы по личному составу за период с 1964 по 2014 год, описи прошли через заседание комиссии ЭПМК и хранятся на ведомственном хранении в сельском округе. Помощь была оказана в проведении научно-технической обработки документов и в составлении научно-справочного аппарата.

По итогам проведения обработки документов на рассмотрение ЭПМК управления культуры, архивов и документации Акмолинской области были направлены описи дел постоянного хранения и личного состава, а также акты о выделении на уничтожение документов с истекшими сроками хранения по 22 источникам комплектования которые рассмотрены положительно.

Впервые на заседание ЭПМК направлены документы по 6-ти источникам комплектования, и коллекция фотодокументов по истории Целиноградского района, направленные на заседание ЭПМК документы рассмотрены положительно и впервые принятые документы источников комплектования присвоены фонды, соответственно с ф. № 181 по ф. № 186:

- фонд № 181 ГУ «Отдел жилищной инспекции и коммунального хозяйства» Целиноградского района — 66 ед.хр. за период с 2006 по 2015 год постоянного хранения;

- фонд № 182 Филиала «Феникс» аула Акмол «Партии Нур Отан» — 19 ед. постоянного хранения за 2014-2015 годы, 3 ед. за 2014 год по личному составу, 24 дел выделено на уничтожение за 2014 — 2015 годы;

- фонд № 183 ГУ «Аппарат Приреченского сельского округа» — 117 ед. за период с 2001 по 2013 год постоянного хранения, 67 ед. с 2001 по 2013 год по личному составу и выделено на уничтожение 142 дел за период с 2001 по 2013 год;

- фонд № 184 РГУ «Межрайонное управление юстиции Целиноградского района» — 64 ед. постоянного хранения за 2005-2016 годы, выделено на уничтожение 688 дел;

- фонд № 185 ГУ «Аппарат акима Красноярского сельского округа» — 189 ед. за период с 1994 по 2013 год постоянного хранения, 96 ед. с 1994 по 2013 год по личному составу и выделено на уничтожение 180 дел за период с 1994 по 2013 год, похозяйственные книги — 119 ед. за 1996-2015 годы;

- фонд № 186 ГУ «Отдел ветеринарии Целиноградского района» в связи с ликвидацией отдела документы постоянного хранения и по личному составу сданы на хранение в госархив — 159 ед. за период с 2010 по 2020 год постоянного хранения, 63 ед. с 2011 по 2020 год по личному составу и выделено на уничтожение 1957 дел за период с 2010 по 2018 год.

Коллекция фотодокументов по истории Целиноградского района за 1985, 1986, 1989 годы в количестве 16 ед. хранения 21 ед. учета, работа в данном направлении продолжаются, подготовлены 45 фотографии по истории района для согласования на ЭПМК.

Наряду с источниками комплектования на рассмотрение ЭПМК были направлены Хронограф событий по материалам районных газет. Хронограф событий согласован за три квартала 2020 года.

Всего количество документов прошедших через ЭПМК — 4 466 ед., из них 833 ед.хр. управленческой документации, 475 ед.хр. по личному составу и фотодокументов 21 единица учета, согласовано актов о выделении на уничтожение документов с истекшими сроками хранения на 3137 единиц.

Всего принято на государственное хранение 1 503 ед. в том числе 1 391 единиц управленческой документации, 91 ед.хр. по личному составу и 21 ед.учета фотодокументов. Повторно документы на государственное хранение сдали:

- фонд № 171 КГУ «Центр оказания специальных социальных услуг «Шапагат» — 5 ед. за 2013 год постоянного хранения;

- фонд № 56 Красноярский сельский Совет — 41 ед. за 1980- 1993 годы постоянного хранения, похозяйственные книги — 43 ед. за 1991-1995 годы;

- фонд № 162 ГУ «Аппарат районного маслихата» — 24 ед. за 2014 год постоянного хранения;

- фонд № 178 Целиноградский районный филиал «Партии Нур Отан» — 21 ед. постоянного хранения за 2013-2015 годы, 18 ед. по личному составу за 2009-2014 годы;

- фонд № 164 КГУ «Государственный архив Целиноградского района» — 34 ед. за 2014-2015 годы постоянного хранения, 10 ед. по личному составу за 2014-2015 годы;

В сентябре месяце 2020 года ввели в действие новый Перечень документов со сроками хранения, государственным архивом согласована ЭПМК управления культуры, архивов и документации Акмолинской области Номенклатура дел на 2021 год.

За 2020 год проведено по государственной услуге 21 мероприятий, из них 16 Акции «День открытых дверей» «Архив консультирует». Также проведен 1 семинар с сотрудниками Сектора электронных услуг села Акмол на тему: «Предложения и замечания при оказании государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» и одна Акция в Секторе электронных услуг села Акмол.

Для руководителей организации, акимов сельских округов, т.е. источников комплектования было запланировано аппаратная учеба, но в виду карантинных мер, аппаратные учебы не были проведены.

По вопросам делопроизводства проведено 9 семинаров с оказанием практической и методической помощи.

- из них: 4 обучающих семинара в госархиве со специалистами — архивистами ведомственных архивов на темы: «Составление описей постоянного хранения и по личному составу», «Прием и хранение архивных документов», «Передача дел на постоянное хранение в госархив» и «Правила составления номенклатуры дел».

В текущем году выезды в сельские округа осуществить не удалось. Но с выходом в организацию проведено 2 обучающих семинара с оказанием практической помощи РГУ «Межрайонное управление юстиции Целиноградского района».

Итогами проведенных семинарских и практических занятий стало, что сельские округа Красноярский, Приреченский, ГУ «Отдел жилищной инспекции и коммунального хозяйства» Целиноградского района, РГУ «Межрайонное управление юстиции Целиноградского района» провели научно-техническую обработку документов и сдали дела постоянного хранения в госархив впервые.

Также подходит к завершению научно-технической обработки документов в Кощинском сельском округе, Талапкерском сельском округе, Оразакском сельском округе.

За отчетный период проведено 8 аппаратных учебы с сотрудниками госархива.

Работники архива принимают активное участие в общественной жизни коллектива:

- 10 февраля в выставочном зале госархива прошла выставка «Пожелтевшие страницы газет» для специалистов районных организации,

- 27 ноября в выставочном зале госархива прошла выставка «След вчерашнего дня» для специалистов районной библиотечной системы, посвященная 1 декабря Дня Первого Президента Республики Казастан,

- 15 декабря в выставочном зале госархива прошла выставка «Независимость в каждом сердце», посвященная 16 декабря Дня Независимости Респулики Казахстан,

- 15 декабря в выставочном зале госархива сотрудники библиотечной системы провели выставку книг «Тәулсiздiк-халықтын басты жетiстiгi», посвященную 16 декабря Дню Независимости Респулики Казахстан,

- 15 декабря в кабинете директора госархива с участием сотрудников библиотечной системы и сельского округа Акмол была просмотрена Электронная выставка посвященная Дню Первого Президента Республики Казахстан «Отаны бiрдiң — тiрегi бiр, жүрегi бiр».

- с использованием архивных документов были размещены в социальных сетях 3 электронные выставки «Фарфоровый завод», «Гремело громкое «Ура», и «Отаны бiрдiң — тiрегi бiр, жүрегi бiр». Выставки размещены не только на сайте госархива, а также в социальных сетях Фейсбук, Одноклассник, Ютуб. Электронные выставки на сайте со дня опубликования имеют 1122 просмотра и отзывы посетителей.

В течение учебного года с января по март месяц 2020 года, до начала карантина, провели в средней школе № 5 села Акмол школьные уроки по истории края, как на государственном языке, так и на русском, школьные уроки «История становления района» посвященная к 81 летию образования района.

Проведена экскурсия «История района в документах на латинице» по архивохранилищу госархива для специалистов ведомственных архивов.

Опубликовано 3 статьи, в районной газете «Вестник Акмола» в рубрике «Никто не забыт — ничто не забыто» напечатана статья «Гремело громкое «Ура» и «Итоги второй мировой войны» посвященные Великой Победе, статья «Архивы в цифровую эпоху».

По оказанию Государственной услуги «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» в районной газете «Есiл — Нұра» опубликованы 2 статьи на государственном языке «Архивтiк мемлекеттiк қызмет» и «Архивтық анықтамалар, архивтык құжаттардың көшiрмелерiн немесе архивтiк үзiндiлердi беру» мемлекеттiк қызметтiн көрсету стандарты. И в районной газете «Вестник Акмола» размещена статья «Выдача архивных документов», и статья «Порядок обжалования решений, действий услугодателя». Статьи для публикации готовятся не только директором госархива, но и архивистами.

В 2020 году были две встречи с ветеранами-пенсионерами архивной службы, посвященные ко Дню Благодарности и Дню пожилых людей, встречи прошли в дружной и теплой обстановке. Ветеранам были вручены памятные подарки и организованы чаепития. Была организована встреча с главным редактором районной газеты «Вестник Акмола» Тугельбаевым Жанатом Салкеновичем, который провел экскурсию по страницам районных газет прошлых годов.

В течение марта месяца по июнь 2019 года государственным архивом была проведена инвентаризация документов в источниках комплектования. По итогам данной инвентаризации в 2020 году акимом Караоткельского сельского округа оборудован отдельный кабинет под архивохранилище. Сделаны полки для хранения документов, установлена железная дверь, приобретены измерительные приборы. Также акимом Софиевского сельского округа в 2020 году приобретены архивные коробки для хранения обработанных документов по личному составу, проведена научно-техническая обработка документов, завершение которой ожидается в 2021 году. Акимом Кояндинского сельского округа оборудован кабинет под архивохранилище, установлены стеллажи для хранения документов, проведена обработка документов.

Силами архивистов государственного архива в течение 2020 года проводились работы по научно-технической обработке документов, на платной основе, которая была запланировано на сумму 500 000 тенге. Источнику комплектования Филиал «Феникс» аула Акмол «Партия Нур Отан» Целиноградского района в количестве 46 дел за 2014 — 2015 годы на сумму 79 710 тенге, и Целиноградский районный филиал «Партия «Нур Отан» в количестве 92 дел за период с 2013 — 2015 годы на сумму 79 710 тенге. А также на платной основе разработана номенклатура дел, Положение о ведомственном архиве и Положение об Экспертной комиссии ГУ «Отдел архитектуры и градостроительства Целиноградского района» на сумму 380 195 тенге. Оказанных платных услуг госархивом за текущий год составила на сумму 1 139 615 тенге. Не завершены работы по составлению научно-справочного аппарата ГУ «Отдела архитектуры и градостроительства Целиноградского района», в виду того, что Отдел не в полном объеме представил документы на обработку. Запланировано продолжение указанной работы на следующий 2021 год.

Оказанных платных услуг госархивом, это проведение научно-технической обработки документов составила 1 139 615 тенге.

Согласно плана на средства поступившие за платные услуги запланировано приобретение канцелярских товаров, скоросшивателей, офисной бумаги А — 4, ноутбука для госархива, моноблока в комплекте, произвести оплату труда для архивистов, привлекаемых для реализации платных услуг. За 12 месяцев 2020 года на средства поступившие за платные услуги приобретены канцелярские товары, а именно скоросшиватели, офисная бумага А-4, металлические стеллажи, программа К-2 для бухгалтера, и моноблок, а также была произведена оплата труда архивистов. Всего приобретено товаров на сумму 957 581 тенге.

На 2020 год запланировано проведение 29 госзакупок, проведено 35 и за 12 месяцев освоение бюджетных средств составило 100%.

На 2020 год запланировано проведение оцифровки архивных документов в количестве 16 ед. хранения на 414 листах, работа запланирована по фонду № 1 Сельскохозяйственная артель (колхоз) им. Амангельды (с. Берлик) Коскопинского сельсовета за период с 1956 по 1960 год. Также запланировано внесение документов фонда № 1 в Информационную систему ЕЭАД в количестве 16 ед. хранения. Данная работа проведена в полном объеме, проведена оцифровка 30 архивных дел на 1400 листах, по запланированному фонду № 1. В Информационную систему внесено 17 дел на 535 листах, из них 16 дел постоянного хранения и 1 дело по личному составу по фонду № 1 Сельскохозяйственная артель (колхоз) им. Амангельды (с. Берлик) Коскопинского сельсовета.

Согласно плана на 2020 год запланировано выступление директора на аппаратном совещании районного акимата о деятельности архивных учреждений. Запланированное выступление не исполнено. Выступление было на тему «О деятельности архивных учреждений района (по обеспечению сохранности и сдаче документов) источников комплектования НАФ». В виду того, что в период усиления ограничительных мер в целях предупреждения распространения короновирусной инфекции заседания в районном акимате не проводились. И выступление директора на аппаратном совещании было отложено на поздний срок, но в связи с продолжением карантинных мер выступление на аппаратном совещании не состоялось.

Также было запланировано проведение аппаратной учебы и семинарские занятия с участием руководителей госучреждений и организации (источников комплектования), по Правилам оказания платных видов работ государственным архивом на тему «Правила оказания платных услуг» не представилось возможным в связи с усилением ограничительных мер в целях предупреждения распространения короновирусной инфекции. Руководителем аппарата акима района были запрещены проведения каких-либо мероприятий

На сайте госархива имеются положительные отзывы услугополучателей, которые с благодарностью отзываются о работе архивистов Тумаевой М.Ф. и Альжановой М.И. и за добросовестное и ответственное отношение к работе архивисты госархива Тумаева Маргарита Федоровна и Альжанова Макпал Ихсанкызы награждены Благодарственным письмом акима района на День Первого Президента РК и на День Независимости РК соответственно.

Архивисты районного архива Тумаева М.Ф., Альжанова М.И. прошли онлайн курсы повышения квалификации с получением сертификатов на тему: «Архив iсi саласындағы мемлекеттiк реттеу және мемлекеттiк қызметтi көрсету».

За 2020 год поступило всего запросов социально-правового характера — 999, из них по почте АРМ — 291 (СНГ-241), посредством ЦОН — 52, через ПЭП — 656.

И от органов исполнительной власти поступило — 32 запросов (регистрация по ним ведется в отдельном журнале).

Исполнено за 2020 год запросов социально-правового характера — 999, из них с положительным результатом — 507.

За 2020 год поступило тематических запросов — нет.

Разработаны и выпущены буклеты «Государственная услуга «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок», которые распространяются в общественных местах. При выезде в сельские округа раздается посетителям, и при проведении Акции.

ДиректорЛ. Абраева

Последние изменения страницы:: 05.02.2021 09:33